Como emitir notas fiscais e recibos sendo freelancer
Você é freelancer e esbarrou em projetos que têm como requisito emitir notas ou recibos? Se ainda não consegue fazer a emissão desses tipos de comprovantes de pagamento, esta publicação será muito útil para você.
O profissional informal encontra muitas vezes dificuldades em firmar contratos com empresas pela exigência da sua contabilidade de ter recibos regularizados. Como consequência, infelizmente oportunidades são perdidas.
Geralmente, nota fiscal e recibo acabam sendo utilizados como sinônimos. Mas você sabe dizer em que circunstâncias eles podem ser emitidos?
Seja você prestador de serviço, empresário ou comerciante, é importante conhecer as diferenças entre esses dois comprovantes de pagamento e estar atualizado nas regras de uso de cada um.
Como emitir notas fiscais sendo freelancer?
Há algumas soluções para que você possa emitir nota fiscal eletrônica e garantir mais contratos de prestação de serviços em variadas áreas. E é o que você vai descobrir a seguir.
Acompanhe.
1 – Microempreendedor Individual
Você já conhece o Microempreendedor Individual ou MEI? Se você é um profissional autônomo, pode se enquadrar na categoria de MEI.
Uma das vantagens obtidas é que os seus serviços serão regularizados, e você, autorizado a emitir notas fiscais.
Para isso, você deve criar o seu registro e se mostrar interessado a legalizar o seu trabalho junto ao Governo Federal.
O MEI nada mais é do que a legalização do trabalhador como pessoa jurídica. Você recebe o seu CNPJ e pode emitir NF, além de recibos para clientes.
2 – Microempresa Individual
Outra alternativa é criar uma microempresa individual ou Eireli. Nesse caso, você pode ter um faturamento que supera o limite previsto no MEI.
É direito seu montar uma infraestrutura empresarial, com uma equipe própria e profissionalizar ainda mais os seus serviços.
Uma desvantagem seria a necessidade da contratação de um contador, pois os impostos e responsabilidades serão maiores do que os do MEI.
3 – Nota Fiscal Avulsa
Por fim, você pode escolher emitir nota fiscal avulsa. Também é possível.
Você só terá que entrar em contato com a Prefeitura da sua cidade e realizar um cadastro. Ele irá te autorizar a emitir NF avulsa.
Outra opção – Recibo para Pagamento de Autônomo
O Recibo para Pagamento de Autônomo, também conhecido como RPA, é mais uma oportunidade de como emitir notas fiscais na condição de profissional freelancer.
Essa opção é válida para aquele profissional que não busca a formalização do seu negócio, pelo menos por enquanto.
Mas atenção: nem toda empresa aceita recibo no lugar de nota fiscal.
Como emitir recibos como freelancer?
A contabilidade é um pilar fundamental na estrutura de uma empresa. Uma vírgula fora de lugar pode causar um enorme prejuízo e sérios problemas com a receita federal.
Todos os números declarados nos impostos e na contabilidade de uma empresa devem ser justificados através de documentos, notas fiscais, recibos e outros papéis. Se algum deles estiver faltando, as multas e restrições impostas pela Receita podem ser desastrosas.
Você, como freelancer ou profissional informal, pode emitir um recibo declarando que recebeu determinado valor por um serviço prestado, informando o nome da empresa contratante com CNPJ e a sua assinatura com CPF.
Esse documento que pode ser digitado e impresso tem valor legal para comprovar a prestação do serviço.
Mas não se esqueça: o melhor caminho é a formalidade, com CNPJ, emissão de notas fiscais e um contador. Afinal, ser freelancer também é ser profissional.
Modelos de recibos
Hoje, no Brasil, existem milhares de trabalhadores na informalidade. Ou seja, aqueles que prestam serviços em várias áreas mas não tem uma empresa aberta ou relação de trabalho reconhecida mediante documentação.
Dessa forma, para cada uma dessas áreas, existem várias categorias de recibos que se encaixam nas mais diversas situações. Entre eles podemos citar alguns exemplos:
Recibo de prestação de serviço
O recibo de prestação de serviço é o mais comum para quem está oferecendo um serviço mas não possui CNPJ.
É através dele que o trabalhador informal comprova que prestou um serviço e recebeu por ele, ao passo que a empresa contratante tem a documentação necessária para justificar aquele gasto.
Neste exemplo de recibo, você deve declarar algumas informações importantes como o seu nome, seu CPF, o valor recebido e o serviço prestado, o nome do contratante, seu documento – que pode ser CPF em caso de pessoa física ou CNPJ em caso de pessoa jurídica, o local, data e assinatura.
Abaixo você confere alguns exemplos e modelos de recibos de prestação de serviço.
Genérico
Este recibo pode ser utilizado para declarar o recebimento de quantias relacionadas à qualquer serviço prestado, sendo bem simples de preencher. Funciona para a maioria das situações em que uma empresa poderá contratá-lo.
Eu, ______________ (seu nome), CPF ___________, recebi a quantia de R$ _____ (valor por extenso), paga por __________________ (nome da empresa ou pessoa contratante), CNPJ/CPF _________________, referente a ___________________ (serviço prestado).
______________ (Local), _______________ (data).
____________________
(sua assinatura)
Recibo de prestação de serviço eventual sem vínculo empregatício
Como trabalhador autônomo, você pode ter uma carteira de clientes fixos, esporádicos ou que solicitam apenas um trabalho.
Em algumas situações, você pode prestar serviços em várias ocasiões para o mesmo contratante, sem que haja um vínculo empregatício ou contrato de trabalho.
Ainda assim, é necessário emitir um recibo de prestação de serviço que comprove esta situação e deixe claro para ambas as partes.
Eu, ____________________, portador do CPF _____________, declaro por meio desta que recebi nesta data a quantia de R$_____________ (VALOR POR EXTENSO) da empresa denominada _________________________, sediada a Rua _____________________, Bairro ________________, Município de ___________________________, (Estado).
Declaro também que o valor recebido refere-se a _____________________________ (serviço prestado) que prestei a esta empresa, na condição de autônomo, sem habitualidade e freqüência, não caracterizando, em hipótese alguma, vínculo empregatício.
Dou plena e geral quitação pelos serviços que prestei e declaro que nada mais tenho a receber desta empresa, seja a qual título for.
Sem mais e para que esta seja interpretada como verdadeira, firmo.
____________________________________
Assinatura
Modelos de áreas específicas
Se você oferece um tipo de serviço específico, pode agilizar o seu processo deixando um modelo pronto com as principais informações relacionadas ao que você oferece, bastando preencher apenas os dados do contratante.
Abaixo, oferecemos alguns modelos de recibos para alguns serviços que normalmente são prestados por freelancers como design e produção de conteúdo.
Designer
Eu, ________________________, CPF _____________, declaro que recebi nesta data a quantia de R$_____________ (VALOR POR EXTENSO) da empresa ________________, CNPJ _____________________, relacionada a serviços de design tais como _______________________ (criação de artes, logo, peças gráficas, websites, etc).
__________________ (local), ___ (dia) de _____________ (mês) de 20__.
____________________________________
Assinatura
Produção de Conteúdo
Eu, ________________________, CPF _____________, declaro que recebi nesta data a quantia de R$_____________ (VALOR POR EXTENSO) da empresa ________________, CNPJ _____________________, relacionada a serviços de produção de conteúdo, tais como _______________________ (textos para blogs/sites, e-mail marketings, e-books, roteiros, etc).
__________________ (local), ___ (dia) de _____________ (mês) de 20__.
____________________________________
Assinatura
Recibo de pagamento
Quando você é o contratante e o contratado precisa declarar a quantia recebida, também é possível emitir um recibo de pagamento, mesmo não tendo uma empresa aberta.
Basta apenas que o documento tenhas as informações referentes ao serviço que você contratou, seus dados, os dados do contratado e sua assinatura.
Eu, __________________, inscrito no CPF sob nº _______________, declaro para os fins que se reservam, que efetuei o pagamento no valor de R$ ______, referente à contratação dos serviços de ___________________ (nome da empresa ou profissional), inscrito no CNPJ/CPF sob nº ________________.
Local, data.
________________________________
Assinatura
Qual a principal diferença entre recibo e nota fiscal?
A principal diferença entre recibo e nota fiscal é com relação à finalidade desses documentos.
Isso porque, o primeiro tipo é um comprovante de pagamento. Enquanto isso, o segundo comprova um ato comercial, que pode ser compra e venda de produtos ou prestação de serviço.
Além disso, o recibo é mais utilizado por pessoas físicas, geralmente profissionais liberais ou autônomos. Para o governo federal esse tipo de documento não é oficial e por isso não substitui uma nota fiscal.
Já a nota fiscal em si é aplicada em trocas comerciais ou prestações de serviço que precisam ser comprovadas e taxadas por impostos do governo. Por essa razão, são utilizadas por empresas que pagam Imposto Sobre Serviço (ISS).
Sendo assim, pode-se dizer que a nota fiscal é um documento obrigatório. Caso não emitida no momento da venda ou da prestação de serviço, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal.
Mas o recibo não é obrigatório e pode ser feito caso o profissional acredite ser necessário para o negócio.
Pra que servem esses documentos?
Como já mencionado, cada documento tem uma finalidade diferente.
Dependendo do tipo de empresa ou serviço prestado, o recibo pode ser o suficiente. No entanto, as empresas que precisam prestar contas com o governo devem emitir notas para cada troca comercial feita.
Mas de uma maneira geral, esses comprovantes servem como controle interno das contas da empresa ou do prestador de serviço. Assim o negociante sabe quanto entra e o que sai do empreendimento durante o ano.
Além disso, uma nota fiscal também pode ser usada para comprovar doações ou até mesmo cancelar compras. E é através da apresentação desse documento que o cliente pode fazer trocas de produtos.
Devo emitir Notas fiscais ou Recibos?
Agora você sabe que nota fiscal é emitida para comprovar um ato comercial (compra e venda de produtos ou prestação de serviço). E também entender que o recibo é utilizado como comprovante de pagamento.
Sabe ainda que o recibo não é um documento oficial do governo, enquanto que a nota fiscal é necessária para a cobrança de impostos. Diante dessas informações, você deve perceber qual é a melhor opção para o seu negócio e assim estar dentro da lei.