Modelos de apresentação de empresa por e-mail e carta comercial
Você provavelmente deve estar se perguntando: ainda vale a pena investir tempo ou dinheiro para montar uma apresentação de empresa para enviar por e-mail – ou até mesmo pelo correio?
Apesar do senso comum dizer o contrário, o e-mail ainda é um importante canal de comunicação entre empresas e consumidores. De acordo com uma pesquisa do Pew Internet, 92% dos adultos utilizam o e-mail.
Por isso a necessidade de se criar uma apresentação eficaz da empresa, do produto ou do serviço oferecido, e enviá-la aos potenciais clientes.
O mesmo pode ser dito para uma apresentação por carta, que segue uma estrutura muito semelhante à do e-mail. Além disso, a carta tem um apelo mais pessoal, já que é um objeto que pode ser tocado.
Mas como criar um e-mail ou carta de apresentação para empresa do zero?
Pensando em facilitar esse processo de comunicação dos empreendimentos que estão começando a investir em marketing agora, elaboramos alguns modelos de textos para compor sua mensagem.
Mãos à obra!
Conteúdo
Dicas para apresentar sua empresa para clientes
A apresentação da empresa deve ser dinâmica e versátil, já que ela pode ser utilizada em diversas ocasiões.
Assim, o documento deve ser apresentado de formas distintas nos diferentes meios de comunicação.
Pensando nisso, confira dicas do nosso parceiro Fabio Lobo para apresentar sua empresa tanto por e-mail quanto por carta:
Apresentação por e-mail
A comunicação por e-mail é mais rápida e dinâmica. Se você não prender a atenção da outra pessoa em poucos segundos, ela irá apagar seu e-mail rapidamente.
- O assunto do e-mail de apresentação da empresa deve ser curto e chamativo, já que é a primeira informação que será visualizada pelo destinatário. Caso não seja um título interessante, a apresentação correrá sérios riscos de não ser visualizada.
- Não “enfeite” muito seu e-mail. Quanto mais simples, menos comercial e mais pessoal vai parecer. Assim, o e-mail não fica parecendo ser só mais uma mensagem automática.
- Utilize uma comunicação leve, fácil de ler e que tenha relação com o público-alvo.
- Não utilize anexos pesados e nem muitos links, visto que isso pode comprometer a entrega do e-mail ao destinatário.
- Além disso, utilize ferramentas próprias para disparos de e-mail em massa, como o Sendy. E jamais envie e-mails para várias pessoas em cópia!
- Vá direto ao ponto. Mostre resultados, diferenciais e como sua empresa poderá ajudar a solucionar os problemas existentes em sua área de atuação.
- Adicione o logo da empresa no fim e no início do corpo da mensagem. O intuito é que a marca se mantenha na mente do leitor.
- Por fim, dê uma atenção especial à assinatura, que quando bem construída agrega valor a mensagem, tornando-a mais séria. Deixe os meios de contato bem visíveis, a fácil acesso.
O que evitar no e-mail de apresentação?
Algumas coisas podem prejudicar o envio do seu e-mail, ou até mesmo os resultados que você espera com a mensagem.
- Links: Colocar links externos demasiadamente no e-mail pode prejudicar o resultado final desse instrumento. Isso porque, essa técnica aumenta o risco do e-mail cair na caixa de spam;
- Falsas promessas: Se o seu negócio não trabalha com determinada área, não cite-a no e-mail. Ser sincero é a melhor (e mais honesta) forma de conseguir clientes;
- Linguagem impessoal: Não seja impessoal com os clientes, evitando a ideia de que há um robô por trás do e-mail;
- E-mail não responsivo: Como atualmente as pessoas usam mais celular do que computador, você deve planejar um e-mail que consiga se adequar as diferentes telas dos dispositivos;
- Endereço sem domínio próprio: Pega muito mal enviar um e-mail profissional de um endereço @hotmail.com, por exemplo. Então, utilize uma conta de e-mail com o domínio de sua empresa para enviar sua mensagem. Se você ainda não tem um, trate de criar!
- Focar na venda: É claro que você deseja vender seu produto ou serviço, mas você não vai conseguir isso focando apenas nessa parte. Seja educado com o possível cliente, não seja direto ou invasivo.
Apresentação por carta comercial
A carta tem a vantagem de não cair no spam, ao contrário do e-mail. As chances do destinatário receber a mensagem do remetente, então, são maiores. Mas também é preciso ter alguns cuidados na hora de montar sua mensagem!
- Comece falando das soluções que sua empresa oferece. Utilize subtítulos e listas para organizar as informações e facilitar a leitura.
- Apresente os diferenciais e outros fatos interessantes sobre a empresa, mas sem se estender demais. Hoje em dia todo mundo tem pressa!
- Adicione uma lista com os clientes mais importantes e conhecidos. Isso agregar valor à carta comercial de apresentação da empresa.
- Aposte em parágrados curtos e que sejam agradáveis de ler.
- Ofereça uma apresentação pessoal em seu escritório ou no endereço do cliente, por exemplo.
- Por fim, adicione as informações de contato. Um QR Code estratégico pode facilitar bastante o contato.
O que evitar na carta de apresentação?
Algumas coisas parecem óbvias, mas mesmo assim é importante passar algumas noções básicas de boas práticas para que você escreva uma carta de qualidade.
- Links: URLs por escrito em uma carta podem ser um tanto quanto inconveniente, já que força o seu cliente em potencial a digitar o endereço para acessar a página. Por isso, utilizar QR Code é uma ótima ideia;
- Falta de identidade: Dê um cuidado especial ao visual de sua carta. Utilize a identidade visual de sua empresa para que tanto o envelope quanto a carta fiquem mais profissionais e chamativos;
- Pouca legibilidade: Tenha cuidado para que todas as informações de sua carta estejam bem legíveis. Evite fontes muito pequenas, pouco contraste e texto por cima de imagens;
- Linguagem impessoal: Assim como nos e-mails, a linguagem impessoal passa uma sensação genérica à carta.
Modelos de apresentação da empresa por e-mail ou carta
O público-alvo do seu negócio pode ser atingindo através de um simples e-mail. Através desse mecanismo é possível conseguir novos clientes, engajar consumidores e aumentar as vendas do seu produto ou serviço.
O mesmo pode ser dito sobre as cartas: pode parecer um jeito arcaico de se comunicar nos dias de hoje, mas muita gente ainda dá uma atenção especial às cartas (até porque é cada vez mais raro recebê-las).
Mas claro, para isso ser possível é necessário cativar os usuários com um bom discurso.
A seguir você confere alguns modelos de apresentação que podem influenciar na construção do e-mail para seu público.
Modelo 1
O primeiro exemplo é uma apresentação bem simples para a sua empresa que pode ser enviada por e-mail ou adaptada para uma carta comercial.
Olá, [primeiro nome do cliente]. Tudo bem?
Nós somos a [nome da empresa] e trabalhamos com [ramo do negócio]. Estamos no mercado há [idade da empresa] e durante todo esse tempo presamos por [faça um breve resumo sobre os princípios do empreendimento].
Por tudo isso, acreditamos que vamos nos dar muito bem! Então, se você deseja receber nossas novidades, ofertas e promoções, responda esse e-mail.
Aproveite para nos dizer o que você achou do nosso primeiro contato e o que você deseja receber com mais frequência por aqui.
Seja bem-vindo! [Adapte para corresponder com o destinatário]
Equipe [nome da empresa]
Modelo 2
Este exemplo pode ser útil para enviar um e-mail para quem fez um cadastro em seu site.
Oi! Que bom ter você por aqui, [primeiro nome do cliente].
Antes de mais nada, gostaríamos de nos apresentar para você. A [nome da empresa] é um novo conceito de experiência para [ramo do negócio].
Então, se você está em busca de [descreva os diferentes trabalhos desenvolvidos pela empresa] aqui com certeza é o seu lugar. Se você desejar, podemos conversar melhor por telefone e você tira todas as suas dúvidas. O que você acha de [estipule um horário, mas deixe em aberto]?
Estamos ansiosos por nosso novo contato. Um abraço!
Equipe [nome da empresa]
Modelo 3
O exemplo abaixo é ideal para lojas virtuais e sites de serviços, já que oferece cupom de desconto. Serve tanto para e-mail quanto para carta.
Olá, [primeiro nome do cliente], como vai?
Nós somos a [nome da empresa], especialistas em fazer [tipo de trabalho desenvolvido pelo negócio].
Estamos muito felizes por sua visita no nosso site. Tão felizes que vamos lhe presentear com um cupom de desconto para a sua primeira compra. Não é demais?
Então você já sabe, quando precisar de [serviços prestados pela empresa], basta nos procurar e usar o seu cupom [nome do cupom] e usufruir dos seus [porcentagem de descontos].
Mas caso tenha alguma dúvida, entre em contato conosco através do e-mail [endereço de e-mail] ou então através do nosso WhatsApp: [número de contato]. Teremos o maior prazer em lhe auxiliar no que for preciso.
Então, até logo!
Equipe [nome da empresa]
Modelo 4
O exemplo de e-mail abaixo pode ser utilizado para prospectar clientes.
Olá, [primeiro nome do cliente]! Tudo bem?
Estou entrando em contato porque vi que sua empresa trabalha com [cite a área, por exemplo].
Conforme pode ver em meu site, ofereço serviços digitais com ênfase em:
[lista de serviços]
Sua empresa está precisando de melhorias em alguma dessas áreas? Se sim, me comprometo a prestar uma consultoria gratuita para te apresentar minhas soluções e também os próximos passos para impulsionar seu negócio.
Será que podemos marcar um call essa semana? Pode ser algum outro meio de comunicação de sua preferência.
Aguardamos seu retorno!
Até breve,
Equipe [nome da empresa]
Modelo 5
Confira abaixo um exemplo de carta comercial para apresentar um caso de sucesso e convidar seu cliente para uma reunião.
Oi, [primeiro nome do cliente], tudo bem com você?
Nós somos [nome da empresa] e trabalhamos com [ramo do empreendimento]. Estamos no mercado há [idade da empresa] e mesmo funcionando em [cidade da sede do negócio], atendemos todo o Brasil.
Prestamos diversos serviços como: [cite serviços que você ou sua empresa oferece]. Assim como a empresa [cite um cliente seu], que nos procurou para [explique a finalidade do contrato em questão].
Com a [empresa exemplo] conseguimos alcançar alguns objetivos, confira:
[Faça um resumo dos pontos alcançados, mostrando os números positivos]
Se você deseja alcançar resultados semelhantes, nós podemos lhe ajudar. Que tal tomarmos um café juntos ainda esta semana?
Aguardamos um retorno seu, [primeiro nome do cliente].
Equipe [nome da empresa]
Saiba como escrever sua própria apresentação empresarial para clientes
Antes de mais nada, aposte em um assunto chamativo para seu e-mail. Isso porque o assunto é a primeira informação lida pelo destinatário.
Se não for atrativo o suficiente, o cliente nem vai abrir o e-mail recebido.
Outra dica importante é o cuidado com o português, para evitar erros de concordância, pontuação e até mesmo de digitação.
Além disso, use a linguagem a seu favor. Entendendo o público que possui, você pode definir se usa uma linguagem mais coloquial ou formal.
Mostrar resultados, ser educado e ter uma linguagem leve são ótimas formas de prender a atenção do leitor. Também é indicado oferecer algo de diferente, para que o destinatário tenha mais um motivo para se interessar por seus serviços ou produtos.
Por fim, mas não menos importante, tenha uma atenção especial com a assinatura do e-mail. Com uma assinatura estruturada e bem elaborada você demonstra confiança e seriedade.
Pronto, com todas essas dicas e modelos, está na hora de você construir o próprio e-mail para apresentação da empresa. E assim, conseguir novos contratos!
Créditos das imagens: Freepik.
Texto enviado pelo parceiro Trampar Online.